Mathias Militzer, General Manager, Lexmark International Middle East speaks about the benefits available from printing in colour and discusses some of the common misconceptions that exist about the process.
Misunderstandings exist across various organizations about the usage of colour printing in a business environment. Many of these arise due to uncertainty around the usage and running costs in relation to the expected benefits of such devices.
Technology is moving on and today it is now possible to produce colour print outs for very little. But, it’s not all about the costs; there is also a need to educate on the benefits that colour printing can bring to businesses.
So, what are the main benefits of colour printing?
Printing less, saving more
At an individual level, printing in colour can actually help reduce the number of pages that staff produce. Knowing they are using colour devices often makes office workers take a more considered approach to what they print as they are more conscious of the costs involved. This is validated by Lexmark’s own research1, when almost 70 per cent of employees claimed they pay closer attention when printing in colour than in black.
For businesses, having the ability to produce professional colour collateral in-house means they can essentially print on demand. This eliminates the need to store large volumes of material and the dangers of wasting huge quantities of stock when copy becomes out of date or needs refining. Printing on demand also allows organisations to spread the cost rather than pay for large print runs all in one go.
Better, smarter decisions
Whilst we see a more considered approach to colour printing which can actually help organisations reduce the number of printed pages produced and directly impact the bottom line, there are many additional benefits to printing in colour.
One of the biggest challenges for corporate users is managing and using the piles of information that come across their desks day in, day out. Using colour for internal communications raises the efficiency of workers by enabling them to quickly analyse complex data by improving readability and therefore comprehension. Staff regarded these two benefits as the main advantages of colour printing according to our research2. Improving readability and comprehension reduces the margin for error, supporting better decision-making, which in turn can lead to a more efficient, smarter business.
A more professional approach
For smaller firms in particular, without budgets for professional print services or small print run requirements that don’t make commercial sense to outsource, producing colour documents helps them appear more professional and larger than they actually are. The same applies to the branch offices of larger enterprises, which often have similar needs to small independent firms. In many cases it may be more cost efficient to produce small print runs at a local level rather than obtaining it from HQ where shipping fees, storage costs and controlling the sole use of updated versions may offset the cost benefits of this approach.
Our research found that many office workers highlighted the attractiveness of documents and a more professional approach which printing in colour can bring.
Colour also helps to attract the reader’s attention. Market research has found that presentations and printed pages are perceived as 60 per cent better when they are in colour and the visual retrieval time of a document is reduced by 80 per cent.
What’s holding us back then and how can we move forward?
Whilst many employees recognise the benefits that colour printing can have on their day-to-day activities, at a management level many still view it as a ‘nice to have’ rather than a ‘must have’ capability.
The use of colour devices in the workplace can have a significant impact on printing behaviour. Employees with easy access to colour devices become far more considered about what and how much they print, leading to less rather than more pages being produced.
Education plays a role here too. Providing tips and guidelines to staff on when and how to use colour devices and encouraging a ‘think before you print’ attitude ensures a more efficient use across a business. And, by ensuring default settings are for black printing only, employees will have to make the choice to print in colour so can better assess when is the right time to do this.
By lifting restrictions on access to colour printing and ensuring the necessary equipment is more readily available, companies should benefit from a more professional approach, improved presentation and readability.
Additionally, they can reduce paper wastage and take a more efficient approach to printing, ultimately leading to significant cost savings for the business as a whole.
With a proper understanding of the advantages, combined with technological advances and a well-implemented print policy, it quickly becomes clear that colour doesn't need to be a cost or resource drain. In fact it can improve efficiency and help make cost savings across an entire organisation.
لكسمارك توضح بعض المفاهيم الخاطئة حول الطباعة الملونة
ماتياس مليتزر، المدير العام في لكسمارك انترناشيونال الشرق الأوسط، يتحدث عن فوائد الطباعة بالألوان ويناقش عددا من المفاهيم الخاطئة المتعلقة بهذا الأمر.
هناك سوء فهم منتشر بين العديد من المؤسسات حول استخدام الطباعة بالألوان في بيئة الأعمال وينشأ سوء الفهم هذا نتيجة الغموض الذي يحيط بعملية الاستخدام وتكاليف التشغيل في ضوء الفوائد المتوقعة والمرجوة من مثل هذه الطابعات.
تواصل التكنولوجيا تطورها ولذلك بات من المستحيل اليوم الحصول على نتائج طباعة ملونة مقابل تكاليف زهيدة جدا. إلا أن الأمر لا يقتصر برمته على التكاليف فحسب حيث أن هناك أيضا حاجة إلى التوعية بما يمكن للأعمال أن تحققه من فوائد نتيجة الطباعة الملونة.
- إذن ما هي أهم فوائد الطباعة الملونة؟
طباعة أقل وتوفير أكثر
على مستوى الأفراد يمكن أن تساهم الطباعة الملونة فعليا في تقليل عدد الصفحات التي يطبعها الموظفون حيث يزداد اهتمام وحرص موظفي المكاتب بشأن ما يطبعونه عندما يعلمون أنهم يستخدمون طابعات ملونة من باب الحرص على التوفير. ويتأكد ذلك من خلال أبحاث لكسمارك الخاصة1، حيث يؤكد حوالي 70 % من الموظفين على أنهم يكونون أكثر انتباها عندما يطبعون بالألوان منهم عند الطباعة بالأبيض والأسود.
وعلى مستوى الأعمال فإن القدرة على عمل الطباعة الاحترافية بصورة ذاتية مباشرة يعني أنهم يطبعون في الأساس بناءً على الطلب وهو ما يلغي الحاجة إلى تخزين كميات كبيرة من المواد فضلا عن مخاطر إهدار كميات ضخمة من الأوراق حين تنتهي صلاحية النسخة أو تكون بحاجة إلى تنقيح. كما تسمح الطباعة عند الطلب للمؤسسات أيضا بتوزيع التكاليف بدلا من تحمل تكاليف طباعة كميات كبرى دفعة واحدة.
قرارات أفضل وأذكى
بينما نلحظ أن أسلوبا أكثر مسؤولية وانتباها عند الطباعة بالألوان يساعد المؤسسات حقيقة في تقليص عدد الصفحات التي تطبعها ومن ثم يكون له تأثيره المباشر على الناتج، هناك أيضا العديد من المزايا الإضافية للطباعة بالألوان.
أحد أكبر التحديات التي تواجه المستخدمين المؤسسيين هو إدارة واستخدام كميات المعلومات الهائلة التي تتعامل معها مكاتبهم يوميا. يزيد استخدام الألوان في عمليات التواصل الداخلية من كفاءة العاملين عن طريق تمكينهم من تحليل البيانات المعقدة سريعا من خلال تحسين وضوح القراءة ومن ثم سهولة الفهم والاستيعاب. ويرى الموظفون أن هاتين هما الميزتين الأساسيتين للطباعة الملونة وفق نتائج بحثنا2. إن تحسين وضوح القراءة وسهولة الفهم والاستيعاب يقلل من احتمالية الخطأ ويعزز من فرص اتخاذ قرارات أفضل وهو ما يمكن أن يؤدي بدوره إلى أعمال أذكى وأكثر كفاءة.
أسلوب أكثر احترافية
على مستوى الشركات الأصغر تحديدا التي لا تمتلك ميزانية لخدمات الطباعة الاحترافية أو متطلبات أوامر الطباعة الصغيرة التي لا تستدعي تجاريا الاستعانة بمصادر خارجية فإن إنتاج المستندات الملونة يساعدهم كي يظهروا أكثر احترافية وأكبر مما هم عليه في الواقع. وينطبق الأمر نفسه على المكاتب الفرعية للشركات الأكبر والتي غالبا ما يكون لديها حاجات مشابهة لشركات صغيرة مستقلة. وفي حالات عديدة قد يكون إنتاج كميات طباعة صغيرة في المكاتب الفرعية أوفر في التكلفة من الحصول عليها من المكاتب الرئيسية حيث قد تؤثر رسوم الشحن وتكاليف التخزين والتحكم في الاستخدام الوحيد لنسخ محدّثة على مزايا التوفير التي يتميز بها هذا الأسلوب.
وقد أثبتت بحوثنا أن العديد من العاملين بالمكاتب أكدوا على جاذبية المستندات والأسلوب الاحترافي الذي تتميز به الطباعة بالألوان.
من ناحية أخرى تساعد الألوان على جذب انتياه القارئ. وتؤكد أبحاث السوق على أن العروض التوضيحية والصفحات المطبوعة هي أفضل بنسبة 60 % من الطباعة بالأبيض والأسود كما تم تقليل وقت الاسترداد المرئي لأي مستند بنسبة 80 %.
- ما الذي يعوقنا إذن، وكيف يمكننا المضي قدما؟
بينمايدرك فيه الكثير من الموظفين مزايا الطباعة بالألوان على أنشطتهم اليومية إلا أن الإدارات لا تزال تراها من الإمكانيات الكمالية أكثر منها إمكانيات أساسية.
إن استخدام الطابعات الملونة في مكان العمل قد يكون له تأثير هام على سلوك الطباعة حيث يصبح الموظفون الذين يسهل عليهم استخدام الأجهزة الملونة أكثر مسؤولية عن كم وكيف ما يطبعونه وهو ما يؤدي إلى الحد من الصفحات التي يتم طباعتها.
التوعية لها دور هام أيضا هنا حيث أن توفير النصائح والإرشادات للموظفين بشأن متى وكيف يستخدمون الأجهزة الملونة وتشجيعهم على "التفكير قبل الطباعة"يضمن استخدام أكثر كفاءة في جميع الأعمال. ومن خلال التأكيد على أن الإعدادات الأساسية مخصصة لطباعة الأسود والأبيض فقط سيكون على الموظفين اختيار الطباعة بالألوان لذلك يكون التقييم أفضل حين يكون التوقيت مناسب لفعل ذلك.
ومن خلال رفع القيود المفروضة على استخدام الطباعة الملونة وضمان توفير وجاهزية المعدات الضرورية يفترض أن تستفيد الشركات من أسلوب أكثر حرصا وعروض توضيحية ووضوح قراءة أفضل.
إضافة إلى ذلك يمكنهم الحد من إهدار الورق واتباع أسلوب أكثر كفاءة في الطباعة ما يؤدي في النهاية إلى توفير هائل في التكاليف للأعمال بصفة عامة.
وفي ضوء الفهم المناسب للمزايا والتطورات التقنية وسياسة الطباعة المطبقة بشكل جيد سرعان ما يتضح أن الطباعة الملونة لا تعني بالضرورة أن تكون مكلفة أو مستنزفة للموارد. في الواقع يمكنها أن تحسن الكفاءة وتساهم في توفير التكاليف على مستوى مؤسسة كاملة.